Σύστημα διαχείρισης κατασκευαστικού έργου (project management system for construction) για την αποτελεσματική διαχείριση αποθεμάτων, εγγράφων, προδιαγραφών και τεχνικών σχεδίων για τη μείωση του κόστους

Abstract

One of the most important global issues faced by the construction industry is the cost of repairs and material waste. This combination along with the inadequacy in the description of technical data, supply chain and accounting documents are a proven cause of financial and quality failures. Continuous plan revisions and the incomplete management of documents and information for the implementation of the project, burden the final costs significantly. Omissions related to instructions of project execution and specifications are among the primary causes of unforeseen financial burdens. Modern project practices require optimal information management by replacing paper systems, which deteriorate as the required documents accumulate. With the aim of developing a simple unified document management system, but also reducing economic and environmental costs, the effectiveness of existing document coordination systems is studied. At the same time, causes of the cost of repairs, waste of materials and human resources are examined. Their correlation with insufficient availability of necessary administrative information is contrasted with the possibilities of reducing solid waste from construction activities. The results highlight the relationship between the lack of solid information communication and the increase in costs, as well as the disposal of materials due to repair and demolition. The cost of mending these failures amounts to 4% and can reach 12% or even 25% of the actual project cost. The burden accumulated by the waste of materials is estimated to range between 10% and 30% of the final construction cost. In order to improve performance, research is being carried out on possible reductions in the financial, human and material resources required. In specific cases of technical projects, the administrative operating cost saved by the implementation of a document management system is estimated at 10%. Significant environmental benefits are also observed, resulting in the measurable reduction of the final volume of waste by even half to one third of the initially predicted amount. The findings are analyzed based on a review of academic and industry sources, followed by verification of the conclusions, through targeted interviews with experts in the field. Then, the methodical mapping of the sources, users and routes of financial and technical data is carried out in stages. Based on the analysis of information flows, the main logical architecture of an integrated system is devised. The goal of the design is valid and timely management of information flows required for the full implementation of each project. Conclusions from academic research and the proposals of experts are used for the initial principles governing the design of the system. The grouping of information and the documents in which they are contained is carried out based on articles of the project budget. The association of documents with each budget deliverable creates a system structure compatible with both technical and accounting standards, as well as with project management principles. The desired simplicity of both file organization and interface is combined with the ability to be used at all organizational levels, different locations and types of devices. In the final stage, conclusions are drawn from the above analyses and the possibilities for future research in the field of project document and information management are mentioned.

Ένα από τα σημαντικότερα ζητήματα που αντιμετωπίζει ο κατασκευαστικός κλάδος, σε παγκόσμιο επίπεδο, είναι το κόστος των επιδιορθώσεων και της σπατάλης υλικών. Ο συνδυασμός τους με την ανεπάρκεια στην περιγραφή τεχνικών δεδομένων και εν γένει των εγγράφων της λογιστικής της εφοδιαστικής αλυσίδας αποτελεί διαπιστωμένη αιτία οικονομικών και ποιοτικών αστοχιών. Οι συνεχείς αναθεωρήσεις στα σχέδια και η ημιτελής διαχείριση των εγγράφων και των περιεχόμενων πληροφοριών για την υλοποίηση του έργου επιβαρύνουν σημαντικά τα τελικά έξοδα. Οι παραλήψεις που σχετίζονται με τις οδηγίες εκτέλεσης και τις προδιαγραφές είναι ανάμεσα στις πρωταρχικές αιτίες για απρόβλεπτες οικονομικές επιβαρύνσεις. Η σύγχρονη διοίκηση έργου απαιτεί τη βέλτιστη διαχείριση πληροφοριών αντικαθιστώντας τα έντυπα συστήματα που νοσούν όσο τα απαιτούμενα έγγραφα αθροίζονται. Με στόχο την ανάπτυξη ενός απλού ενοποιημένου συστήματος διαχείρισης εγγράφων, αλλά και τη μείωση του οικονομικού και περιβαλλοντικού κόστους, μελετάται η αποτελεσματικότητα των υπαρχόντων συστημάτων συντονισμού εγγράφων. Παράλληλα, εξετάζονται τα αίτια του κόστους των επιδιορθώσεων και της σπατάλης υλικών και ανθρώπινων πόρων. Η συσχέτισή τους με την ανεπαρκή διαθεσιμότητα των απαραίτητων διοικητικών πληροφοριών, αντιπαραβάλλεται με τις δυνατότητες μείωσης των στερεών αποβλήτων από τις οικοδομικές δραστηριότητες. Τα αποτελέσματα αναδεικνύουν τη σχέση της ελλιπούς επικοινωνίας πληροφοριών με την αύξηση του κόστους, αλλά και της απόρριψης υλικών λόγω διορθώσεων και αποξηλώσεων. Το κόστος επιδιόρθωσης των αστοχιών αυτών ανέρχεται στο 4% και μπορεί να φτάσει το 12% ή και το 25% του πραγματικού κόστους του έργου. Η δε επιβάρυνση που συνεπάγεται η σπατάλη υλικών, εκτιμάται ότι ανέρχεται μεταξύ 10% και 30% του τελικού κόστους της κατασκευής. Για τη βελτίωση των παραπάνω επιδόσεων, γίνεται έρευνα για την πιθανή μείωση σε χρηματικούς, ανθρώπινους και υλικούς πόρους που απαιτούνται. Σε συγκεκριμένες περιπτώσεις τεχνικών έργων, το διοικητικό λειτουργικό κόστος που εξοικονομείται από την εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων εκτιμάται στα επίπεδα του 10%. Διαπιστώνονται επίσης σημαντικά περιβαλλοντικά οφέλη που προέρχονται από τη μετρήσιμη μείωση του τελικού όγκου αποβλήτων ακόμη και κατά το ήμισυ έως το ένα τρίτο του αρχικά προβλεπόμενου. Τα ευρήματα αναλύονται βάσει βιβλιογραφικής ανασκόπησης ακαδημαϊκών και κλαδικών πηγών και ακολουθεί η επαλήθευση των συμπερασμάτων μέσω στοχευμένων συνεντεύξεων ειδημόνων του χώρου. Στη συνέχεια πραγματοποιείται σε στάδια η μεθοδική χαρτογράφηση των πηγών, των χρηστών και των διαδρομών των οικονομικών και τεχνικών δεδομένων. Με βάση την ανάλυση των ροών πληροφοριών, ακολουθεί η σχεδίαση της βασικής λογικής αρχιτεκτονικής ενός ενοποιημένου συστήματος. Στόχος του σχεδιασμού αποτελεί η έγκυρη και έγκαιρη διαχείριση των ροών πληροφοριών που απαιτούνται για την πλήρη υλοποίηση κάθε έργου. Τα συμπεράσματα από την ακαδημαϊκή έρευνα αλλά και τις προτάσεις των ειδημόνων χρησιμοποιούνται για τις βασικές αρχές που διέπουν το σχεδιασμό του συστήματος. Η ομαδοποίηση των πληροφοριών και των εγγράφων στα οποία περιέχονται, πραγματοποιείται βάσει των άρθρων του προϋπολογισμού του έργου. Η συσχέτιση των εγγράφων με κάθε παραδοτέο του προϋπολογισμού, δημιουργεί μια δομή συστήματος συμβατή τόσο με τα τεχνικά και λογιστικά πρότυπα, όσο και με τις αρχές διοίκησης έργων. Η ζητούμενη απλότητα οργάνωσης των αρχείων και της διεπαφής συνδυάζεται με δυνατότητα χρήσης σε όλα τα οργανωτικά επίπεδα από διαφορετικά σημεία και είδη συσκευών. Στο τελικό στάδιο εξάγονται τα συμπεράσματα από τις παραπάνω αναλύσεις και αναφέρονται οι δυνατότητες για μελλοντική έρευνα στο πεδίο της διαχείρισης εγγράφων και πληροφοριών έργου.