Αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των έργων με πολυκριτηριακές στοχαστικές προσεγγίσεις

Abstract

Projects and Project Management are undoubtedly one of the most critical elements for businesses and organizations constituting the means for development and progress. Although the interest of academics and practitioners has been concentrated for more than sixty years in the developing of a variety of management techniques and tools, the need for further investigation of the subject over a wide range of fields is widely accepted. An active research topic, in which this work is focusing, is the evaluation of projects effectiveness within the wider implementation environment.The research works until now have been limited to the development of theoretical frameworks for the evaluation of projects effectiveness aiding the project managers to identify the point of views together with the short term and long term impacts from projects execution. They are not integrated structured assessment methods and the individual criteria are synthesized linerarly without taking into account their relative importance. Managing the complexity and uncertainty of the problem, identifying the direct and indirect impacts, combining different point of views in one final success verdict, including the external environment to the evaluation process are some of the challenging points, which require further research.In this PhD dissertation, a methodological approach was developed to evaluate the projects effectiveness by combining Multicriteria Decision Aid Models with the needs from the Project Management discipline. Specifically, an integrated structured methodological approach is presented which aids the decision maker to manage the complexity of the problem and reach to a holistic final conclusion for projects or portfolio effectiveness. Additionally, the decision maker could be able to synthesize different perspectives in a final success verdict by taking into account the resources and policies constraints influencing the projects’ execution.The proposed methodological approach is based on project’s portfolio selection criteria and on the modeling of decision maker’s preferences according to the organizational strategic planning. Parameters from the internal and external organizational environment are included to the selection criteria in order to achieve the best possible satisfaction of all stakeholders according to the available resources. The final conclusions are based on the effectiveness map, which is developed from this work for the qualitatively composition of different perspectives in one final verdict of project success. The effectiveness map utilizes a developed set of indices capturing the deviations from the initial design.The proposed methodological approach has been applied in the educational field, which characterized from additional difficulties compared to other project categories. A case study for the effectiveness evaluation of Postgraduate Studies Programs of a Higher Educational Institution is presented. Finally, it is important to note that the methodological framework is not limited to problems in this field but can also be applied to other type of projects.

Ο τομέας της διαχείρισης έργων αναμφίβολα αποτελεί έναν από τους σημαντικότερους παράγοντες στην σημερινή εποχή για την ανάπτυξη και εξέλιξη των οργανισμών – επιχειρήσεων. Παρότι έχει συγκεντρώσει το ενδιαφέρον της επιστημονικής και επιχειρηματικής κοινότητας πάνω από εξήντα χρόνια με την ανάπτυξη πλήθους τεχνικών και εργαλείων, είναι ευρέως αποδεκτή η αναγκαιότητα περαιτέρω έρευνας του αντικειμένου σε μεγάλο εύρος πεδίων. Ένα από τα ενεργά ερευνητικά θέματα με το οποίο ασχολείται η παρούσα εργασία είναι η αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των έργων μέσα στο ευρύτερο περιβάλλον εκτέλεσης τους.Οι μέχρι σήμερα ερευνητικές εργασίες που σχετίζονται με την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των έργων περιορίστηκαν στην ανάπτυξη θεωρητικών πλαισίων, τα οποία γενικότερα βοηθούν στον προσδιορισμό των παραμέτρων και σημείων θεώρησης τόσο σε βραχυπρόθεσμο όσο και σε μακροπρόθεσμο επίπεδο. Δεν αποτελούν όμως ολοκληρωμένες μέθοδοι αξιολόγησης, που αντιμετωπίζουν το πρόβλημα αυτό ολιστικά συνθέτοντας τα επιμέρους κριτήρια σύμφωνα με τη σχετική σπουδαιότητα τους. Η διαχείριση της πολυπλοκότητας και αβεβαιότητας στον προσδιορισμό των άμεσων και έμμεσων επιπτώσεων, ο συνδυασμός των αλληλοσυγκρουόμενων οπτικών γωνιών στην αξιολόγηση των έργων και η διαχείριση των μεταβαλλόμενων συνθηκών του εξωτερικού περιβάλλοντος υλοποίησης των έργων αποτελούν τις βασικές προκλήσεις του προβλήματος αυτού και ορισμένα από τα επιστημονικά σημεία που χρήζουν περαιτέρω έρευνα.Σε αυτή τη διδακτορική διατριβή αναπτύχθηκε πρωτότυπη μεθοδολογική προσέγγιση αξιολόγησης της αποτελεσματικότητας των έργων συνδυάζοντας τα διαθέσιμα εργαλεία και μεθόδους της Πολυκριτήριας Ανάλυσης με τις ανάγκες του τομέα της Διοίκησης Έργων. Συγκεκριμένα, παρουσιάζεται μια ολοκληρωμένη και δομημένη μεθοδολογική προσέγγιση που υποστηρίζει τη διαχείριση της πολυπλοκότητας του προβλήματος και καταλήγει στην ολιστική αποτίμηση της αποτελεσματικότητας ενός έργου ή ενός χαρτοφυλακίου έργων. Ακόμη, δίδεται στον αξιολογητή η δυνατότητα σύνθεσης των κριτηρίων σε μια συνολική αποτίμηση λαμβάνοντας υπόψη τις διαφορετικές οπτικές γωνίες και τους περιορισμούς που διέπουν την εκτέλεση των έργων.Η προτεινόμενη μεθοδολογική προσέγγιση βασίζεται στη χρήση των κριτήριων επιλογής των έργων σε επίπεδο χαρτοφυλακίου μοντελοποιώντας τους στρατηγικούς στόχους και τις επιδιώξεις του φορέα υλοποίησης. Στα κριτήρια επιλογής λαμβάνεται υπόψη τόσο το εσωτερικό όσο και το εξωτερικό περιβάλλον ενός οργανισμού – επιχείρησης στοχεύοντας στην καλύτερη δυνατή ικανοποίηση όλων των εμπλεκόμενων φορέων και ελέγχοντας ταυτόχρονα την επάρκεια των διαθέσιμων πόρων για την εκτέλεση των έργων. Η τελική αξιολόγηση τους γίνεται με βάση τον προτεινόμενο χάρτη της αποτελεσματικότητας στον οποίο συνδυάζονται οι διαφορετικές απόψεις και αντιλήψεις του εκάστοτε εμπλεκόμενου φορέα για την επιτυχία του έργου. Ο χάρτης βασίζεται σε σταθμισμένους αριθμοδείκτες που εντοπίζουν τις διαφοροποιήσεις από τον αρχικό σχεδιασμό.Η προτεινόμενη μεθοδολογική προσέγγιση εφαρμόστηκε στον τομέα της εκπαίδευσης, η οποία παρουσιάζει επιπρόσθετες δυσκολίες από άλλες κατηγορίες έργων εξαιτίας των ιδιαίτερων χαρακτηριστικών και δομικών διαφοροποιήσεων που τη διέπουν. Ειδικότερα, η μελέτη περίπτωσης ασχολείται με την αποτίμηση της αποτελεσματικότητας των Προγραμμάτων Μεταπτυχιακών Σπουδών ενός Ανώτατου Εκπαιδευτικού Ιδρύματος. Τέλος, είναι σημαντικό να αναφερθεί ότι το μεθοδολογικό πλαίσιο δεν περιορίζεται μόνο σε προβλήματα στον χώρο της εκπαίδευσης, αλλά μπορεί να εφαρμοστεί και σε έργα από άλλους επιστημονικούς κλάδους.επιδιώξεις του φορέα