Ανάπτυξη μοντέλου πληροφοριακού συστήματος με αξιοποίηση των βάσεων δεδομένων για διοικητικές πράξεις στη Δασική Υπηρεσία

Abstract

The Greek Forest Service is dealing with a vast amount of administrative and environmental information, in order to manage a number of Administrative Acts and to exercise local Forest Policy, as part of its duties. Information Systems in the case of public organizations are considered as an important tool for transparency, legality, time efficiency, cost cutting, decision making, policy exercise and Total Quality Management. Such Information Systems are using Databases in order to provide proper functionality for their purpose. The use of new Information and Communication Technologies (ICTs), which utilize databases, is considered a necessary resource for exercising modern public policy in the Greek Forest Service. Based on the aforementioned necessity, this thesis analyzes and designs an Integrated Information System, which is using database technology, for the internal administrative functions of the Forest Service on the purpose of improving daily workflows, data management, employee and structural appraisal, as well as supporting in decision making for the exercise of targeted Forest Policy. The analysis of the suggested Information System model is using Soft Systems Methodology (Checkland) and 5PBL Methodology (Fruchter). This analysis, which was based on the case study of the Forest Service of the Lesbos Prefecture, resulted in the design of a database and the development of a pilot Internet application. The pilot application offers the option of electronic document transaction and data exchange between the employees (users), as well as simultaneous access to data, based on user access privileges, for the purpose of Administrative Acts management. Furthermore, it allows the Head of the Forest Service, apart from exercising local forest policy and service unit management, to also appraise employee performance based on the statistical data and reports provided by the application. The benefits stemming from introducing the suggested Information System are multiple and they target productivity increase, resource efficiency, and service quality improvement. If used properly, the Information System can contribute significantly towards the modernization of Public Administration and the growth of national economy.

Η Ελληνική Δασική Υπηρεσία, στα πλαίσια των καθηκόντων της, καλείται να διαχειριστεί μεγάλο αριθμό διοικητικών και περιβαλλοντικών πληροφοριών, να διεκπεραιώσει καθημερινά πλήθος Διοικητικών Πράξεων και να ασκήσει τοπικά Δασική Πολιτική. Τα Πληροφοριακά Συστήματα, στην περίπτωση των δημόσιων οργανισμών αποτελούν σημαντικό εργαλείο για την διαφάνεια, νομιμότητα, για την μείωση χρόνου και κόστους εργασιών, για την λήψη αποφάσεων, την άσκηση πολίτικης και την διοίκηση ολικής ποιότητας. Η λειτουργικότητα ενός πληροφοριακού συστήματος επιτυγχάνεται μέσα από τις διαδικασίες αλληλεπίδρασης των προγραμμάτων με τις Βάσεις Δεδομένων. Η χρήση νέων τεχνολογιών συστημάτων πληροφοριών και επικοινωνίας (ICTs), με αξιοποίηση των βάσεων δεδομένων αποτελούν αναγκαίο πόρο για την άσκηση σύγχρονης δημόσιας διοίκησης στην Ελληνική Δασική Υπηρεσία. Στην κατεύθυνση αυτή κινείται η παρούσα Διατριβή, σκοπό της οποίας είναι η ανάλυση και η σχεδίαση ενός Μοντέλου Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος (ΟΠΣ) για τις ανάγκες της εσωτερικής διοικητικής λειτουργίας της Δασικής Υπηρεσίας με υποστήριξη Βάσεων Δεδομένων με στόχο την βελτίωση της ροής εργασίας, την οργάνωση των πληροφοριών, την αξιολόγηση υπαλλήλων και δομών και την υποστήριξη στην λήψη αποφάσεων για την άσκηση στοχευμένης Δασικής Πολιτικής. Η ανάλυση του προτεινόμενου μοντέλου ΟΠΣ προέκυψε από την εφαρμογή της μεθοδολογίας ευμετάβλητων συστημάτων (SSM Checkland) και της μεθοδολογίας 5PBL (Fruchter ). Πάνω στην ανάλυση αυτή σχεδιάστηκε η βάση δεδομένων και στηριζόμενη στο προτεινόμενο μοντέλο ΟΠΣ κατασκευάστηκε μια διαδικτυακή πιλοτική εφαρμογή σύμφωνα με την μελέτη περίπτωσης της Δασικής Υπηρεσίας της Δ/νσης Δασών Ν. Λέσβου. Η πιλοτική εφαρμογή δίνει την δυνατότητα ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων και ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ των υπαλλήλων (χρηστών) καθώς και της ταυτόχρονης πρόσβασης σε αυτές με διαφορετική διαβάθμιση προσβασιμότητας (ασφαλείας) με σκοπό την διακίνηση και οργάνωση των διοικητικών πράξεων και των πληροφοριών τους. Επίσης δίνει την δυνατότητα στον επικεφαλή της δασικής υπηρεσίας εκτός από την υποστήριξη στη λήψη αποφάσεων κατά την άσκηση τοπικής δασικής πολιτικής αλλά και στη διοίκηση της υπηρεσιακής μονάδας και στην αξιολόγηση των υπαλλήλων της μέσα από στατιστικά και αναφορές που προκύπτουν από την εφαρμογή. Τα οφέλη που προκύπτουν από την εισαγωγή του προτεινόμενου ΟΠΣ είναι πολλαπλά και επικεντρώνονται στην αύξηση της παραγωγικότητας, την εξοικονόμηση πόρων την αύξηση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών τα οποία αναμένεται να συμβάλλουν τα μέγιστα προς τον εκσυγχρονισμό της Δημόσιας Διοίκησης και την ανάπτυξη της οικονομίας της Χώρας.