Ανάπτυξη και αξιολόγηση πληροφοριακού συστήματος για την οργάνωση και διοίκηση νοσηλευτικών υπηρεσιών περιφερειακού νοσοκομείου

Abstract

The Nursing Service, in order to ensure the delivery of high quality care and advanced clinical research, the appropriate nursing sector organisation and adequate human resources, demands a large number of information related to nursing personnel and patient needs. Thus, the key for effective administration and management of the Nursing Service of a Hospital, is the availability of reliable, valid, and qualitative information. This fact predicates the appliance of Nursing Information Systems, and makes indisputable their superiority against the manual procedure. However, this valuable information, is disposed to the Nursing Service without any kind of categorization or computerization. In this way, the management of the Nursing Service, takes all the necessary decisions reposed to their experience and not to appropriate organized data that present an integrated picture of the current situation. The scope of this thesis, is the development of an Information System for the Nursing Service that categorizes all the information related to the nursing personnel and helps the administration to handle, quickly and easy, all the nursing data, related to the staffing, the education, the nursing research and qualitative care allowance. The evaluation of that system is following, depended on the demands that all the Information Systems developed for that area must fulfill. The method of the Life Cycle Model was decided as the most appropriate for the development of the proposed Information System. According to this method, all the necessary information and data requirements are firstly defined and clarified by the user. In the next phase, a detailed analysis of the current manual system was carried out, which included its entire peculiarities and functional problems. In the next phase the proposed system was designed. The functional requests, the imported and exported from the Nursing Service data, and the User Interface was designed. The electronic dialog between the system and the user was given special emphasis, in order to ensure the friendliness’ requirements. Finally, a detailed description of the database been used by the system was included, in accordance with the entity-relationship diagrams that describe it, and the documentation of its files. Furthermore, the system’s design phase, dealt with the requirements related to the precision of the included data, their security, transference, availability and the maintenance confinements, in order to ensure its regular operation. The new system was codified using the relational database software package Personal Oracle for windows. This tool was the most appropriate because it can be used with the most popular computer operating system the Microsoft Windows, providing the same functionality with other relational database development tools designed for larger platforms. All the data related to the structure of the hospital, the nursing record, the shifts, the holidays, the days off and the nursing educational programs are stored in the system’s database. The Information System accomplishes the process and the categorization of these data in a quick and easy way, and in the same time it conducts their permanent storage in separate backup files for their future retrieval. Also, by using these data, it can produce detailed reports, offering a detailed picture of the current status of the hospital to the management. It is worth mentioning that the operation and maintenance of the system are not objectives of this thesis. However, useful information and methods for their successful achievement, are proposed. Finally, the testing, the approval and the evaluation of the Information System are carried out, by a survey among the students of the Nursing Department of the University of Athens and the Nursing personnel of different Hospitals. Useful conclusions have been inferred concerning its future readjustments and improvements, and also concerning the general perception of the nursing personnel towards the Nursing Information Systems.

Η Νοσηλευτική Υπηρεσία προκειμένου να εξασφαλίσει την παροχή φροντίδας υψηλής ποιότητας, την προαγωγή της κλινικής έρευνας, την κατάλληλη οργάνωση των νοσηλευτικών τομέων και την επάρκειά τους σε ανθρώπινους πόρους, απαιτεί πλήθος πληροφοριών, που σχετίζονται τόσο με το νοσηλευτικό προσωπικό όσο και με τις ανάγκες των ασθενών. Το κλειδί λοιπόν για την αποτελεσματική οργάνωση και διοίκηση των Νοσηλευτικών Υπηρεσιών Νοσοκομείου, είναι η διάθεση έγκυρων, αξιόπιστων και ποιοτικών πληροφοριών. Το γεγονός αυτό, καθιστά αναγκαία την εφαρμογή των Πληροφοριακών Συστημάτων σε αυτό το χώρο και κάνει την υπεροχή τους έναντι της χειρωνακτικής διαδικασίας, αναμφισβήτητη. Ωστόσο, οι απαιτούμενες και πολύτιμες πληροφορίες που διατίθενται στη διοίκηση της Νοσηλευτικής Υπηρεσίας δεν υφίστανται καμιά μορφή κατηγοριοποίησης ούτε και μηχανογράφησης. Έτσι, οι αποφάσεις που λαμβάνονται σχετικά με τη διαχείριση του νοσηλευτικού προσωπικού στηρίζονται κυρίως στις εμπειρίες της διοίκησης και όχι σε ομαδοποιημένα δεδομένα που να παρουσιάζουν ολοκληρωμένα την τρέχουσα κατάσταση. Σκοπός της συγκεκριμένης διδακτορικής διατριβής αρχικά, είναι η ανάπτυξη ενός πληροφοριακού συστήματος για την οργάνωση και διοίκηση της Νοσηλευτικής Υπηρεσίας, το οποίο να κατανέμει τις πληροφορίες που αφορούν στο νοσηλευτικό προσωπικό σε κατηγορίες, ώστε η διοίκηση της Νοσηλευτικής Υπηρεσίας να μπορεί να διαχειρίζεται εύκολα και γρήγορα τα νοσηλευτικά δεδομένα που σχετίζονται με τη στελέχωση, τη συνεχιζόμενη εκπαίδευση, την έρευνα των νοσηλευτικών δραστηριοτήτων και την ποιοτική παροχή φροντίδας. Ακολουθεί η αξιολόγηση του πληροφοριακού συστήματος, έχοντας ως κριτήριο τους στόχους και τις απαιτήσεις που πρέπει να ικανοποιούν όλα τα πληροφοριακά συστήματα που αναπτύσσονται για το χώρο. Για την ανάπτυξη του Πληροφοριακού Συστήματος ακολουθήθηκε η μέθοδος του μοντέλου Κύκλου Zωής (Life Cycle Model), διότι κρίθηκε ως η καταλληλότερη για την ανάπτυξη του συγκεκριμένου λογισμικού. Έτσι αρχικά, προσδιορίστηκαν με λεπτομέρεια οι απαιτήσεις των χρηστών από το σύστημα σε πληροφορίες και δεδομένα, και στη συνέχεια διεξήχθη λεπτομερής ανάλυση των λειτουργιών, καθώς επίσης των ιδαίτερων χαρακτηριστικών και προβλημάτων της Νοσηλευτικής Υπηρεσίας. Στη συνέχεια ολοκληρώθηκε ο σχεδιασμός του νέου Πληροφοριακού Συστήματος. Σχεδιάστηκαν λεπτομερώς οι λειτουργικές απαιτήσεις, τα δεδομένα που εισέρχονται και εξέρχονται από τη Νοσηλευτική Υπηρεσία και το περιβάλλον επικοινωνίας του συστήματος. Ιδιαίτερη έμφαση δόθηκε στον ηλεκτρονικό διάλογο του συστήματος με το χρήστη (user interface), προκειμένου να εξασφαλίζονται οι απαιτήσεις φιλικότητας και τέλος περιγράφηκε η Βάση Δεδομένων που χρησιμοποιείται από το σύστημα, μαζί με τα διαγράμματα οντοτήτων-σχέσεων που την αναλύουν και την τεκμηρίωση των αρχείων της. Επιπλέον, προσδιορίστηκαν οι ειδικές απαιτήσεις, ασφάλειας και επίδοσης του συστήματος, καθώς και απαιτήσεις που σχετίζονται με την εξασφάλιση της ακρίβειας των δεδομένων που επεξεργάζεται, με την ασφάλεια τους, με τις δυνατότητες μεταφοράς τους σε άλλα υπολογιστικά συστήματα και τέλος με τα τεχνικά χαρακτηριστικά του και τους περιορισμούς συντήρησης που εξασφαλίζουν την ομαλή λειτουργία του. Για την ανάπτυξη του νέου πληροφοριακού συστήματος, επιλέχτηκε να χρησιμοποιηθεί το εργαλείο (tool), ανάπτυξης Σχεσιακών Βάσεων Δεδομένων Personal Oracle for Windows. Το συγκεκριμένο πρόγραμμα λογισμικού, κρίθηκε το καταλληλότερο διότι, μπορεί να χρησιμοποιηθεί στο πιο δημοφιλές λειτουργικό σύστημα, το Microsoft Windows, εκμεταλλευόμενο την τεχνολογία των παραθύρων (windows) και επιπλέον, προσφέροντας ακριβώς την ίδια λειτουργικότητα με άλλα εργαλεία ανάπτυξης σχεσιακών βάσεων δεδομένων σχεδιασμένα για μεγαλύτερες πλατφόρμες. Στη Βάση Δεδομένων που δημιουργήθηκε, αποθηκεύονται τα δεδομένα που αφορούν στη δομή του Νοσοκομείου, στο νοσηλευτικό φάκελο, σε στοιχεία που σχετίζονται με τις βάρδιες, τις αργίες και τις άδειες του νοσηλευτικού προσωπικού, καθώς και στα προγράμματα συνεχιζόμενης εκπαίδευσης που διεξάγονται. Το Πληροφοριακό Σύστημα πραγματοποιεί την εύκολη και γρήγορη κατηγοριοποίηση, διαχείριση και επεξεργασία όλων των παραπάνω δεδομένων, ενώ παράλληλα διεξάγει την μόνιμη αποθήκευση τους σε ξεχωριστά εφεδρικά αρχεία, για μελλοντική ανάκληση και επεξεργασία. Επιπλέον, χρησιμοποιώντας αυτά τα στοιχεία, έχει τη δυνατότητα να παράγει λεπτομερείς αναφορές προσφέροντας στη διοίκηση την πλήρη και σφαιρική εικόνα του Νοσοκομείου και των αναγκών του. Αξίζει να σημειωθεί ότι η λειτουργία και συντήρηση δεν αποτέλεσαν αντικείμενο της παρούσας μελέτης. Ωστόσο, προτείνονται τρόποι με τους οποίους θα μπορούσαν να πραγματοποιηθούν αποτελεσματικά. Τέλος, ο έλεγχος, η αξιολόγηση και η αποδοχή του νέου συστήματος, πραγματοποιήθηκαν με τη διεξαγωγή έρευνας, στους φοιτητές του τμήματος Νοσηλευτικής του Πανεπιστημίου Αθηνών και σε Νοσηλευτές του υπό μελέτη καθώς και άλλων νοσοκομείων. Χρήσιμα συμπεράσματα διεξήχθησαν για την εξέλιξη και τις μελλοντικές αναπροσαρμογές του, καθώς και για την γενικότερη αντίληψη και στάση των επαγγελματιών υγείας απέντι στα Πληροφοριακά Συστήματα που αναπτύσσονται για το χώρο.