Συστημικές μεθοδολογίες για τη διαχείριση της πολυπλοκότητας στην ευθυγράμμιση επιχειρησιακών διεργασιών και τεχνολογιών πληροφορικής

Abstract

Business-IT Alignment represents how and to what extent Information Technology aligns with an organisation's functions so that, as a unified entity, they support its vision and mission. It is a timeless issue that significantly affects the effectiveness of modern organisations. The interaction of people, processes, and technology forms a soft socio-technical system dominated by emergent, non-deterministic behaviours, resulting in situations of high complexity. Investigating various aspects of the alignment between process and IT reveals the systemic character of this issue and necessitates the adoption of social and systemic approaches. Executives involved in business-IT alignment represent interests and perceptions that often diverge, leading to disagreements about selecting and prioritising actions. To achieve consensus, we adopt systemic methodologies, some of which aim at participatory understanding and collaboration through creating models and others that are most proper for exploring the ultimate purpose and appropriate leverage points in digital transformation projects.In this thesis, understanding the context of a process as a system that includes information systems, other processes, organisational entities, and the interaction relationships among them is of high value in exploring the relationship between processes and technology. A graphical notation is implemented and proposed for modelling this environment as a system based on systemic and cybernetic approaches while integrating established process modelling practices. A prototype software complements the proposed notation, being the means to implement this in practice. Since business-IT alignment is not a static situation, this research explores its dynamic nature and how it contributes to organisational resilience. A disruption in the ability of information systems to support the organisation's processes jeopardises the implementation of its strategy, while the ability to recover determines its sustainability. System dynamics, combined with elements from cybernetics, are used to create a model that describes and simulates an organisation's adaptive behaviour after a disruption in the adequacy of information systems. Collaboration and co-understanding through models, modelling process-based socio-technical systems, and understanding the dynamic nature of the relationship between technology and processes constitute this thesis's conclusion and the proposals for using systemic methodologies in the issue of business-IT alignment.

Η Ευθυγράμμιση Επιχειρησιακών Διεργασιών και Τεχνολογιών Πληροφορικής (Ευθυγράμμιση ΕΔ-ΤΠ) αντιπροσωπεύει τον τρόπο και το βαθμό στον οποίο η πληροφορική εναρμονίζεται με τις λειτουργίες ενός οργανισμού έτσι ώστε, ως ενιαία οντότητα, να υποστηρίζουν το όραμα και την αποστολή του. Είναι ένα διαχρονικό ζήτημα το οποίο επηρεάζει σημαντικά την αποτελεσματικότητα των σύγχρονων οργανισμών. Η αλληλεπίδραση ανθρώπων, διεργασιών και τεχνολογίας διαμορφώνει ένα ευμετάβλητο κοινωνικοτεχνικό σύστημα, όπου κυριαρχούν αναδυόμενες, μη ντετερμινιστικές συμπεριφορές, με αποτέλεσμα τη δημιουργία καταστάσεων υψηλής πολυπλοκότητας. Η διερεύνηση διαφόρων εκφάνσεων της ευθυγράμμισης διεργασιών και πληροφορικής αναδεικνύει τον συστημικό της χαρακτήρα και καθιστά αναγκαία την υιοθέτηση κοινωνικών και συστημικών προσεγγίσεων. Τα στελέχη που εμπλέκονται στην ευθυγράμμιση πληροφορικής και διεργασιών αντιπροσωπεύουν ενδιαφέροντα και αντιλήψεις που πολλές φορές αποκλίνουν και οδηγούν σε διαφωνίες σχετικά με την επιλογή και προτεραιοποίηση των δράσεων. Για την επίτευξη ομοφωνίας, επιλέγονται συστημικές μεθοδολογίες· κάποιες για τη συμμετοχική κατανόηση και συνεργασία μέσω της δημιουργίας μοντέλων και άλλες για τη διερεύνηση του τελικού σκοπού και των κατάλληλων σημείων παρέμβασης σε έργα ψηφιακού μετασχηματισμού. Για τη μελέτη της σχέσης διεργασιών και τεχνολογίας, η διατριβή αποδίδει αξία στην κατανόηση του λειτουργικού περιβάλλοντος μιας διεργασίας ως ένα σύστημα που περιλαμβάνει πληροφοριακά συστήματα, άλλες διεργασίες, καθώς και τις σχέσεις αλληλεπίδρασης μεταξύ όλων αυτών. Για τη μοντελοποίηση του περιβάλλοντος αυτού ως ένα σύστημα, υλοποιείται και προτείνεται μία οπτική σημειογραφία η οποία εδράζεται σε συστημικές και κυβερνητικές προσεγγίσεις ενσωματώνοντας παράλληλα τις καθιερωμένες πρακτικές μοντελοποίησης διεργασιών. Η σημειογραφία συμπληρώνεται από ένα πρωτότυπο λογισμικό, το οποίο αποτελεί το μέσο για την υλοποίησή της στην πράξη. Δεδομένου ότι η σχέση διεργασιών και πληροφορικής δεν είναι μία στατική κατάσταση, διερευνάται η δυναμική φύση της ευθυγράμμισης και το πώς αυτή αποτελεί στοιχείο της οργανωσιακής ανθεκτικότητας. Μία διαταραχή στην ικανότητα των πληροφοριακών συστημάτων να υποστηρίζουν τις διεργασίες του οργανισμού θέτει σε κίνδυνο την υλοποίηση της στρατηγικής του, ενώ η δυνατότητα επαναφοράς καθορίζει τη βιωσιμότητά του. Η συστημική δυναμική, σε συνδυασμό με στοιχεία κυβερνητικής, αξιοποιούνται για τη δημιουργία ενός μοντέλου το οποίο περιγράφει και προσομοιώνει την προσαρμοστική συμπεριφορά ενός οργανισμού μετά από μία διαταραχή της επάρκειας των πληροφοριακών συστημάτων. Η συνεργασία και η συναντίληψη μέσω μοντέλων, η μοντελοποίηση διεργασιοκεντρικών κοινωνικοτεχνικών συστημάτων, και η κατανόηση της δυναμικής φύσης της σχέσης τεχνολογίας και διεργασιών αποτελούν το συμπέρασμα και τις προτάσεις της διατριβής αυτής για την αξιοποίηση των συστημικών μεθοδολογιών στο ζήτημα της ευθυγράμμισης επιχειρησιακών διεργασιών και τεχνολογιών πληροφορικής.