The innovation engine inside Government: the role of labs in public sector digital transformation & value creation

Abstract

The accelerating digital transformation of public administration demands a redefinition of how governments create public value. While private sector organizations have long relied on research and development laboratories to generate innovation, the public sector’s approach has historically been fragmented, incremental, and often constrained by bureaucratic norms. This thesis investigates Public Sector Innovation (PSI) units as institutional mechanisms that enable governments to transition from hierarchical, rule-based systems to open, adaptive, and citizen-centered models of governance.Set within the broader context of open government and digital democracy, the study argues that digital transformation is not merely a technical challenge but a profound organizational and cultural shift. It requires public administrations to embrace participatory methods, transparency, and cross-sector collaboration while maintaining accountability and privacy. The work explores how innovation labs function as vehicles of change, promoting experimentation, co-creation, and collaborative problem-solving within government structures. Thus, the central objective of the thesis is to examine the role of PSI units in generating innovation and public value, identifying the characteristics, success factors, and challenges that define their effectiveness. To achieve this, the research adopts a multi-layered methodology: An extensive literature review compares innovation paradigms across public and private sectors, highlighting typologies, drivers, and barriers of innovation. Comparative case studies of nine PSI units worldwide—ranging from MIT’s Connection Science Living Lab to the EU’s Joint Research Centre Policy Lab and the OECD’s OPSI—map their organizational models, missions, and practices. In-depth qualitative analysis of two atypical cases, the Greek eGovernment Team and the Norwegian Brønnøysund Register Center, provide insights into innovation processes within distinct national contexts. Data from these cases were analyzed thematically supported by inductive coding and iterative validation between researchers. The findings are integrated into a framework for assessing the institutional maturity and sustainability of PSI units. The study reveals that successful PSI units combine strategic alignment with political priorities and organizational autonomy to enable experimentation. Their effectiveness rests on five main pillars:Mission clarity and adaptability: Innovation units with well-defined yet flexible missions—co-created with stakeholders—exhibit higher resilience and policy relevance.Learning-oriented culture: Acknowledging and learning from failure strengthens organizational agility and knowledge sharing.Human-centered capability building: Staff diversity and continuous professional development are vital to sustain innovation momentum.Collaborative ecosystems: Effective innovation units function as intermediaries connecting government, academia, civil society, and business.Open communication and visibility: Transparency and active dissemination of knowledge increase legitimacy and stakeholder engagement.Common success factors include policy integration, prototype adoption, and capacity-building outcomes - not so commercial results. The research identifies fragility and political dependency as recurring challenges—many labs face closure following leadership or funding changes. Institutional embedding, long-term mandates, and evaluation frameworks are crucial to overcoming these vulnerabilities This research concludes that PSI units should not be considered isolated innovation outposts but rather systemic enablers of digital governance. Their value lies in institutional learning, network building, and the democratization of innovation processes. Public sector innovation is increasingly characterized by collaborative, iterative, and citizen-driven practices, transforming governments into facilitators of collective intelligence and public value creation. The thesis also provides an evaluative framework and typology for PSI units, offering policymakers and managers practical guidance for sustaining innovation cultures within bureaucratic systems. It also outlines practical scenarios that can guide the creation and success of such units under different conditions.

Εισαγωγή και Κίνητρο της Έρευνας Η διατριβή αυτή εξετάζει τον ρόλο των Μονάδων Δημόσιας Καινοτομίας (Public Sector Innovation Units – PSI) και των εργαστηρίων καινοτομίας (innovation labs) ως βασικών μηχανισμών μετασχηματισμού της δημόσιας διοίκησης στην ψηφιακή εποχή. Η έρευνα τεκμηριώνει ότι ο ψηφιακός μετασχηματισμός του δημόσιου τομέα δεν είναι απλώς τεχνολογική αναβάθμιση, αλλά μια οργανωσιακή και πολιτισμική αλλαγή, που απαιτεί ανοιχτή διακυβέρνηση, συμμετοχή πολιτών, διαφάνεια και συνεργασία δημόσιου-ιδιωτικού τομέα. Η μελέτη επιχειρεί να απαντήσει στο πώς οι δημόσιοι οργανισμοί μπορούν να λειτουργήσουν ως «κινητήρες καινοτομίας», χρησιμοποιώντας τα εργαστήρια ως χώρους πειραματισμού και συν-δημιουργίας, προκειμένου να δημιουργηθεί δημόσια αξία μέσω ψηφιακών υπηρεσιών και συμμετοχικών διαδικασιών. Μεθοδολογία Η έρευνα στηρίζεται σε ποιοτική, ερμηνευτική μεθοδολογία, με συνδυασμό:•Συστηματικής βιβλιογραφικής ανασκόπησης σχετικά με την καινοτομία στον δημόσιο και ιδιωτικό τομέα.•Συγκριτικής ανάλυσης εννέα εργαστηρίων δημόσιας καινοτομίας (π.χ. MIT Connection Science, EU JRC Policy Lab, OECD OPSI).•Δύο εις βάθος μελετών περίπτωσης: η Ομάδα Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης της Ελλάδας και το Νορβηγικό Brønnøysund Register Center (BRC). Η μέθοδος αυτή επέτρεψε τη δημιουργία ενός θεωρητικού και αξιολογικού πλαισίου για τη χαρτογράφηση της ωριμότητας, της βιωσιμότητας και της οργανωσιακής κουλτούρας των PSI μονάδων. Κύρια Ευρήματα Τα αποτελέσματα αναδεικνύουν ότι η επιτυχία των PSI μονάδων εξαρτάται από την ισορροπία μεταξύ στρατηγικής ευθυγράμμισης με την κυβερνητική πολιτική και οργανωσιακής αυτονομίας που επιτρέπει τον πειραματισμό.Οι κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας είναι: 1.Σαφής αποστολή και προσαρμοστικότητα, που ευθυγραμμίζεται με τις εθνικές προτεραιότητες χωρίς να περιορίζει τη δημιουργικότητα. 2.Κουλτούρα μάθησης και αποδοχής αποτυχίας, που ευνοεί τον πειραματισμό και την οργανωσιακή μάθηση. 3.Ανθρώπινο δυναμικό με διεπιστημονικές δεξιότητες, που γεφυρώνει τεχνολογία, πολιτική και κοινωνικές επιστήμες. 4.Διακυβέρνηση και συνεργατικά οικοσυστήματα, που ενώνουν δημόσιο, ιδιωτικό και ακαδημαϊκό τομέα. 5.Διαφάνεια και επικοινωνία, που ενισχύουν τη νομιμοποίηση και τη συμμετοχή των πολιτών. Οι αποτυχίες, αντίθετα, οφείλονται σε γραφειοκρατική αδράνεια, πολιτική ασυνέχεια και έλλειψη θεσμικής ενσωμάτωσης, με αποτέλεσμα πολλές μονάδες να παραμένουν ευάλωτες ή βραχύβιες. Συμπεράσματα και Προτάσεις Πολιτικής Η διατριβή καταλήγει ότι οι μονάδες καινοτομίας του δημόσιου τομέα λειτουργούν ως συστημικοί καταλύτες για την προώθηση της δημόσιας αξίας και τη μετάβαση σε ένα συνεργατικό και συμμετοχικό μοντέλο διακυβέρνησης. Οι βασικές προτάσεις πολιτικής περιλαμβάνουν:•Θεσμική ενσωμάτωση των εργαστηρίων εντός των διοικητικών δομών.•Διαρκή πολιτική και χρηματοδοτική στήριξη για αποφυγή απορρόφησής τους από τη γραφειοκρατία.•Αξιολόγηση βάσει δεικτών δημόσιας αξίας και όχι οικονομικής απόδοσης.•Ενίσχυση της συμμετοχής των πολιτών και των μεσαίων στελεχών ως φορέων αλλαγής.•Ανάπτυξη διεθνών συνεργασιών και δικτύων για ανταλλαγή καλών πρακτικών. Η μελέτη συμβάλλει στη χαρτογράφηση των παραγόντων βιωσιμότητας των μονάδων δημόσιας καινοτομίας μονάδων και στη διαμόρφωση ενός πλαισίου αξιολόγησης και σχεδιασμού για κυβερνήσεις που επιδιώκουν τον μετασχηματισμό τους μέσω της καινοτομίας. Η έρευνα καταλήγει ότι, μέσω της χρήσης τέτοιων μονάδων, η καινοτομία στη δημόσια διοίκηση αναδεικνύεται πρωτίστως ως μια διαδικασία μάθησης, συνεργασίας και αλλαγής νοοτροπίας — ο ουσιαστικός «κινητήρας καινοτομίας» μέσα στο Δημόσιο.