Τα πληροφοριακά συστήματα στη διοίκηση της εκπαίδευσης και η συμβολή τους στη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού στις εκπαιδευτικές μονάδες: μελέτη περίπτωσης της Ελλάδας

Abstract

This doctoral dissertation investigates the role and contribution of information systems in educational administration, with a particular focus on human resource management (HRM) in Greek school units. Digital administration is examined not merely as a technological upgrade, but as a complex organizational and institutional phenomenon shaped by the interaction of technological, human, administrative, and cultural factors. The study aims to assess the extent of information system use in school administration, their perceived effectiveness, their contribution to evidence-informed decision-making, and the degree to which they support HRM in operational and/or strategic terms. A mixed-methods research design was employed, combining quantitative and qualitative data through triangulation. The quantitative component relied on a structured questionnaire to systematically capture users’ perceptions, experiences, and practices regarding the use of information systems in school administration. The qualitative component consisted of ten semi-structured interviews with school principals from primary and secondary education. The number of interviews was determined by thematic saturation, allowing in-depth exploration of the organizational and institutional conditions that shape everyday digital administrative practice. Findings indicate that information systems are institutionally embedded and operationally consolidated in Greek educational administration, being used routinely for record keeping, data management, communication, and compliance with administrative requirements. However, extensive use does not translate into high perceived effectiveness: overall effectiveness is most commonly rated as moderate, while recurring limitations are reported in usability, user-friendliness, interoperability, and meaningful support for administrative decision-making. The results suggest that the system has reached a level of functional adequacy without strategic maturity, as information systems operate primarily as tools for documentation and routine processing rather than as platforms enabling administrative intelligence or strategic planning. A critical conclusion concerns administrative fatigue and a “reconfigured administrative workload.” Technical issues, insufficient training, inadequate equipment, fragmented platforms, and the coexistence of digital with paper or semi-digital procedures shift adaptation costs to the school level, often undermining expected efficiency gains. Regarding human resource management, information systems mainly support administrative and service functions (staff records, leave management, staffing changes), while strategic and developmental HRM dimensions (long-term staffing planning, skills mapping, professional development pathways, targeted training) remain weakly supported. This gap is further reinforced by the absence of integrated HR information systems (HRIS) in education. User training and technical support emerge as decisive enabling conditions: informal learning (self-training and peer support) is dominant, generating inequalities in digital competence and limiting the use of advanced functionalities. Despite these weaknesses, participants express an overall positive attitude towards further digital transformation and cautious adoption of artificial intelligence applications, provided that training, support mechanisms, and a reliable institutional framework are strengthened (data protection, transparency, accountability). Overall, the dissertation contributes theoretically and methodologically to understanding digital educational administration as an organizational/institutional phenomenon and highlights the necessity of moving from functional digitalization to strategically oriented digital governance, through human-centered design, strengthened digital leadership, data-driven administrative capacity, and integrated HRM information systems.

Η παρούσα διδακτορική διατριβή διερευνά τον ρόλο και τη συμβολή των πληροφοριακών συστημάτων στη διοίκηση της εκπαίδευσης και ειδικότερα στη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού στις ελληνικές εκπαιδευτικές μονάδες. Η έρευνα προσεγγίζει την ψηφιακή διοίκηση όχι ως απλή τεχνολογική καινοτομία, αλλά ως σύνθετο οργανωσιακό και θεσμικό φαινόμενο, στο οποίο αλληλεπιδρούν τεχνολογικοί, ανθρώπινοι, διοικητικοί και πολιτισμικοί παράγοντες. Στόχος είναι να αποτιμηθεί η έκταση χρήσης των πληροφοριακών συστημάτων, η αντιλαμβανόμενη αποτελεσματικότητά τους, η συμβολή τους στην τεκμηριωμένη λήψη αποφάσεων και ο βαθμός στον οποίο υποστηρίζουν λειτουργικά ή/και στρατηγικά τη διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού .Για την επίτευξη των στόχων υιοθετήθηκε μικτή μεθοδολογική προσέγγιση, με συνδυασμό ποσοτικών και ποιοτικών δεδομένων και αξιοποίηση τριγωνοποίησης. Το ποσοτικό σκέλος στηρίχθηκε στη συλλογή δεδομένων μέσω δομημένου ερωτηματολογίου, ώστε να αποτυπωθούν με συστηματικό τρόπο στάσεις, εμπειρίες και πρακτικές χρήσης πληροφοριακών συστημάτων στη σχολική διοίκηση. Το ποιοτικό σκέλος υλοποιήθηκε μέσω δέκα ημιδομημένων συνεντεύξεων με διευθυντές/διευθύντριες σχολικών μονάδων Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης, με κριτήριο τον θεματικό κορεσμό, προκειμένου να αναδειχθούν σε βάθος οι οργανωσιακές και θεσμικές συνθήκες που διαμορφώνουν την πρακτική αξιοποίηση των ψηφιακών εργαλείων. Τα ευρήματα καταδεικνύουν ότι τα πληροφοριακά συστήματα έχουν εδραιωθεί θεσμικά και λειτουργικά στη διοίκηση της ελληνικής εκπαίδευσης και χρησιμοποιούνται συστηματικά (ενδεικτικά: MySchool, Πανελλήνιο Σχολικό Δίκτυο, ΟΠΣΥΔ) για την καταγραφή, διαχείριση δεδομένων, επικοινωνία και συμμόρφωση με διοικητικές υποχρεώσεις. Ωστόσο, η εκτεταμένη χρήση δεν συνοδεύεται από αντίστοιχα υψηλή αντιλαμβανόμενη αποτελεσματικότητα: η συνολική αξιολόγηση εμφανίζεται κυρίως ως μέτρια, ενώ αναδεικνύονται ζητήματα φιλικότητας, ευχρηστίας, διαλειτουργικότητας και ουσιαστικής υποστήριξης διοικητικής λήψης αποφάσεων. Η ψηφιοποίηση περιγράφεται ως «λειτουργικά επαρκής» αλλά χωρίς στρατηγική ωριμότητα, καθώς τα συστήματα λειτουργούν κυρίως καταγραφικά και διεκπεραιωτικά, και λιγότερο ως εργαλεία διοικητικής ευφυΐας ή στρατηγικού σχεδιασμού.Κρίσιμο συμπέρασμα αποτελεί η ανάδειξη διοικητικής κόπωσης και αναδιαμορφωμένου διοικητικού φόρτου: τεχνικές δυσκολίες, ελλιπής εκπαίδευση, ανεπαρκής εξοπλισμός, κατακερματισμός εφαρμογών και συνύπαρξη ψηφιακών με έντυπες/ημιψηφιακές διαδικασίες μεταφέρουν το κόστος προσαρμογής στο επίπεδο της σχολικής μονάδας. Στο πεδίο της διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, τα πληροφοριακά συστήματα υποστηρίζουν κυρίως υπηρεσιακές και διαχειριστικές λειτουργίες (τηρήσεις στοιχείων, άδειες, μεταβολές), χωρίς να επεκτείνονται συστηματικά σε στρατηγικές και αναπτυξιακές διαστάσεις (προγραμματισμός στελέχωσης, χαρτογράφηση δεξιοτήτων, ανάπτυξη, στοχευμένη επιμόρφωση), γεγονός που συνδέεται και με την απουσία ολοκληρωμένων Πληροφοριακών Συστημάτων Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού (ΠΣΔΑΔ/HRIS) στην εκπαίδευση. Ταυτόχρονα, η εκπαίδευση χρηστών και η τεχνική υποστήριξη αναδεικνύονται ως καθοριστικοί παράγοντες: κυριαρχεί η αυτομόρφωση και η άτυπη συναδελφική υποστήριξη, δημιουργώντας ανισότητες ψηφιακής επάρκειας και περιορίζοντας την αξιοποίηση προηγμένων δυνατοτήτων. Παρά τις αδυναμίες, καταγράφεται γενικά θετική στάση απέναντι σε περαιτέρω ψηφιακό μετασχηματισμό και σε επιλεκτική αξιοποίηση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης, υπό την προϋπόθεση ενίσχυσης της επιμόρφωσης, της υποστήριξης και ενός αξιόπιστου θεσμικού πλαισίου (προστασία δεδομένων, διαφάνεια, λογοδοσία). Συνολικά, η διατριβή συμβάλλει θεωρητικά και μεθοδολογικά στην κατανόηση της ψηφιακής διοίκησης ως οργανωσιακού/θεσμικού φαινομένου και προτείνει ως αναγκαία τη μετάβαση από τη λειτουργική ψηφιοποίηση σε στρατηγικά προσανατολισμένη ψηφιακή διοίκηση, με ανθρωποκεντρικό σχεδιασμό, ενίσχυση ψηφιακής ηγεσίας, αξιοποίηση δεδομένων ως διοικητικού πόρου και ανάπτυξη ολοκληρωμένων συστημάτων διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού.