Towards a practitioner centric paradigm of MIS development and organisational knowledge creation in social care organisations

Abstract

This study explores the Management Information Systems’ (MIS) implementation and utilisation in social care organisations. The aim of this thesis is to study the level of social work practitioners’ involvement in MIS selection and implementation and to determine the links between the utilisation of MIS in social care organisations and the creation of organisational knowledge. Thus, the thesis endeavours to increase understanding of the importance of MIS implementation for personnel and organisations, to capture its meaning and any implications thismay have for organisational knowledge and social work practice. To further this aim, a two case-study design was developed and carried out in two social care organisations in England. Semi-structured interviews and direct observation were used as data collection tools. Interviews with open-ended questions were carried out with practitioners, team managers, senior managers and staff responsible for information technology applications and programmes. Data analysis was carried out utilising two key methods: within-case and cross-case analysis. The purpose of the analysis was to illustrate the participants’ experienceswithin five main themes: Practitioners’ and Team Managers’ Feelings about the new MIS’ Implementation, Participation, Management Information System, Social Work Practice, and Organisation and Organisational Knowledge. The research findings highlighted that social care organisations need radical shifts in organisational philosophy in order to achieve functioning MIS and, more importantly, to become ‘learning organizations’ that capture and disseminate social work practice knowledge and skills. For example, practitioners’ participation in MIS implementation was recognised as a key factor, whichdetermined both MIS implementation and organisational knowledge creation in a social care organisation. The qualitative data gathered also revealed that there were constraints in engaging practitioners with organisational procedures and in make them feel valued. The thesis, based on the research findings, concludes with the proposal of two models for MIS implementation and organisational knowledge creation.

Η παρούσα μελέτη διερευνά την εφαρμογή και αξιοποίηση των Συστημάτων Διαχείρισης Πληροφοριών (ΣΔΠ) σε οργανισμούς κοινωνικής φροντίδας. Σκοπός της διατριβής είναι να μελετήσει το επίπεδο συμμετοχής των κοινωνικών λειτουργών στην επιλογή και εφαρμογή ΣΔΠ και να προσδιορίσει τους συσχετισμούς ανάμεσα στην αξιοποίηση των ΣΔΠ σε οργανισμούς κοινωνικής φροντίδας και στη δημιουργία οργανωσιακής γνώσης. Κατά συνέπεια, η διατριβή επιδιώκει να ενισχύσει την κατανόηση της σημασίας της εφαρμογής ΣΔΠ για το προσωπικό και τους οργανισμούς, να αποσαφηνίσει το νόημά της και τις τυχόν επιπτώσεις της στην οργανωσιακή γνώση και στην κοινωνική εργασία. Για την επίτευξη αυτού του σκοπού αναπτύχθηκε και υλοποιήθηκε ένα ερευνητικό σχέδιο δύο μελετών περίπτωσης σε δύο οργανισμούς κοινωνικής φροντίδας στην Αγγλία. Ως εργαλεία συλλογής δεδομένων χρησιμοποιήθηκαν ημι-δομημένες συνεντεύξεις και η άμεση παρατήρηση. Οι συνεντεύξεις με ανοικτές ερωτήσεις πραγματοποιήθηκαν με κοινωνικούς λειτουργούς, προϊσταμένους ομάδων, ανώτερα στελέχη και προσωπικό υπεύθυνο για εφαρμογές και προγράμματα Πληροφορικής. Η ανάλυση των δεδομένων πραγματοποιήθηκε με δύο βασικές μεθόδους, ενδοπεριπτωσιακή και διαπεριπτωσιακή ανάλυση. Σκοπός της ανάλυσης ήταν να αποτυπώσει τις εμπειρίες των συμμετεχόντων σε πέντε κύρια θέματα: συναισθήματα των κοινωνικών λειτουργών και των προϊσταμένων ομάδων σχετικά με την εφαρμογή του νέου ΣΔΠ, συμμετοχή, Σύστημα Διαχείρισης Πληροφοριών, πρακτική κοινωνικής εργασίας, καθώς και οργάνωση και οργανωσιακή γνώση.Τα ερευνητικά ευρήματα ανέδειξαν ότι οι οργανισμοί κοινωνικής φροντίδας χρειάζονται ριζικές αλλαγές στην οργανωσιακή φιλοσοφία, ώστε να επιτύχουν λειτουργικά ΣΔΠ και, ακόμη σημαντικότερα, να εξελιχθούν σε «οργανισμούς μάθησης» που θα καταγράφουν και θα διαχέουν τη γνώση και τις δεξιότητες της κοινωνικής εργασίας. Για παράδειγμα, η συμμετοχή των κοινωνικών λειτουργών στην εφαρμογή του ΣΔΠ αναγνωρίστηκε ως καθοριστικός παράγοντας που επηρέασε τόσο την ίδια την εφαρμογή όσο και τη δημιουργία οργανωσιακής γνώσης στους οργανισμούς κοινωνικής φροντίδας. Τα ποιοτικά δεδομένα που συλλέχθηκαν έδειξαν επίσης ότι υπήρχαν περιορισμοί στο να εμπλέξουν τους επαγγελματίες στις οργανωσιακές διαδικασίες και στο να τους κάνουν να αισθάνονται ότι η συμβολή τους εκτιμάται. Η διατριβή, βασισμένη στα ερευνητικά ευρήματα, καταλήγει στην πρόταση δύο μοντέλων για την εφαρμογή ΣΔΠ και τη δημιουργία οργανωσιακής γνώσης.